نرم افزار اسلک Slack لذت دورکاری و مدیریت پروژه

با شیوع ویروس کرونا و اعمال شدن شرایط قرنطینه، دورکاری به یک سبک زندگی در دنیای امروز تبدیل شده است. در این دوران برقراری یک ارتباط پایدار با همکاران برای بهبود بازدهی، بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. همین موضوع باعث شده که هر روز صبح که چشمانتان را باز می کنید؛ خود را در یک گروه کاری جدید ببینید که برای هماهنگی بخش خاصی از کار ایجاد شده است. اما انبوه این گروه ها نه تنها بازدهی کار را افزایش نخواهد داد؛ بلکه می تواند شما را کلافه کند. به همین دلیل ما می خواهیم راه نجاتی را به نام نرم افزار اسلک Slack به شما معرفی کنیم؛ راهی که مانند یک نخ تسبیح، همه دانه ها را کنار هم نگه می دارد. پس تا انتها با ما همراه باشید.

نرم افزار اسلک چیست؟

از دید لغوی اسلک مخفف عبارت Searching Log of All Conversation and Knowledge به معنای لاگ قابل جستجو از طریق مکالمه ها و دانش است. با توجه به این تعریف می توان فهمید که Slack در واقع راهی ساده برای جستجوی اطلاعات ارسال شده، مکالمه و کسب دانش است.

Slack را می توان یک برنامه بسیار کارآمد برای برقرار ارتباط موثر میان کارمندان و مدیران دانست. به عبارت بهتریک چت روم است که به شما کمک می کند تا به راحتی فضای شرکت خود را به بخش های مختلف تقسیم کرده و به راحتی آن را مدیریت کنید.

در واقع این برنامه را می توان نمای شبیه سازی شده از شرکت شما در فضای مجازی یا به عبارت بهتر یک دفتر کار مجازی دانست؛ جایی که دقیقا می توانید به هر کارمند یک اتاق اختصاص دهید و در صورت لزوم برای هر بخش اتاق جلسه ای تعریف کنید که زمینه برقراری ارتباط میان کارمندان را فراهم می کند. به همین دلیل است که با استفاده از این نرم افزار، دیگر هیچ محدودیتی در دورکاری نخواهید داشت و مدیریت کارها درست مثل حضور کارمندان در شرکت آسان خواهد شد.

به عبارت دقیق تر می توان اپلیکیشن اسلک را یک سیستم پیام رسان داخلی دانست. این نرم افزار در واقع یک سیستم متمرکز برای مدیریت ارتباط میان کارمندان و مدیران است که امکانات مدیریتی بسیار کاملی را در اختیار شما قرار می دهد.

مزیت های استفاده از نرم افزار اسلک Slack چیست؟

داشتن یک ارتباط پویا با کارمندان و تیم های دورکار می تواند تمایل آن ها را به ادامه همکاری افزایش دهد؛ زیرا در این صورت محیط دورکاری هیچ تفاوتی با حضور در شرکت برای کارمندان نخواهد داشت و به همان اندازه احساس تعهد خواهند کرد. به همین دلیل است که بسیاری از کارفرمایان به سراغ نرم افزارهای مدیریت دورکاری مانند اسلک رفته اند.

استفاده از نرم افزار Slack می تواند مزیت های زیادی را برای شما به دنبال داشته باشد که از مهم ترین آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• امکان برقراری ارتباط مداوم بین مدیر و کارمندان
• حفظ ارتباط با تیم های دورکار
• افزایش اشتیاق و بهبود روحیه تمایل به کار در کارمندان دورکار
• حفظ وفاداری کارمندان و تمایل آن ها به انجام به موقع تعهدات خود
• جلوگیری از پرت شدن حواس کارمندان در حین کار در منزل
• جلوگیری از ایجاد پیام های زنجیره ای و کلافه کننده
• برطرف کردن نیاز به ایجاد گروه های مختلف در رسانه های ارتباطی متفاوت
• افزایش نظم و هماهنگی در کارها
• کاهش احتمال بروز خطا در حین دورکاری
• عدم نیاز به استفاده از دیگر پیام رسان ها مانند ایمیل
• قابلیت کار با گوشی و موبایل
• قابلیت چک کردن چندین برنامه به صورت همزمان
• کاهش تنش کاری در میان همکاران
• رابط کاربری بسیار ساده
• قابلیت آرشیو کردن پیام ها

نرم افزار اسلک برای چه کسانی مناسب است؟

همه مدیران، کارمندان و فریلنسرهایی که به دنبال راهی مناسب برای ایجاد یک ارتباط موثر و پایدار با همکاران خود هستند؛ می توانند از مزایای نرم افزار Slack بهره مند شوند. امکانات بسیار عالی این نرم افزار باعث شده اند که همه گروه های شغلی بتوانند از آن برای رفع نیازهای خود استفاده کنند. با توجه به این موارد می توان گفت که اصلی ترین مخاطب های نرم افزار اسلک از قرار زیر هستند:

• مدیران شرکت یا مجموعه
• اساتید دانشگاه
• معلمان و مدرسان آموزشگاه ها
• فریلنسرها
• گروه های دیجیتال مارکتینگ
• کارمندان اداره های دولتی و شرکت های خصوصی
• استارت آپ ها
• تیم های برنامه نویسی

امکانات نرم افزار اسلک Slack

اسلک یک نرم افزار بسیار گسترده است؛ به عبارت بهتر تنها یک پیام رسان ساده نیست که بتوان از آن برای ارسال پیام یا فایل استفاده کرد. این نرم افزار دارای امکانات بسیار متنوعی است که از مهم ترین آن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

– انجام مکالمه های سازماندهی شده

شما می توانید برای هر تیم در شرکت خود یک کانال جداگانه را در این نرم افزار بسازید تا بتوانند به صورت مجزا به هم پیام بدهند و فایل های خود را به اشتراک بگذارند. به همین دلیل مدیریت گروه های مختلف بسیار ساده خواهد شد. با ایجاد این گروه ها، مکالمه های میان کارمندان سازماندهی شده و از ارسال پیام های متفرقه جلوگیری خواهد شد.

– امکان ایجاد کانال با قابلیت ارسال پیام توسط ادمین

علاوه بر این مورد، می توانید کانال هایی را در آن بسازید که تنها ادمین اجازه ارسال پیام در آن ها را دارد؛ از این نوع کانال ها می توان برای اطلاع رسانی و قرار دادن فایل های مهم و عمومی استفاده کرد. به عبارت بهتر این نوع کانال ها را می توان تابلو اعلانات مخصوص هر بخشی از شرکت دانست.

– امکان دسترسی به تاریخچه گروه های مختلف

یکی از مزیت ها و قابلیت های بسیار خوب نرم افزار اسلک Slack این است که امکان دسترسی به اطلاعات به اشتراک گذاشته شده در هر گروه را برای همین دامنه جستجوی شما محدود شده و راحت تر می توانید به فایل مورد نظر خود دسترسی پیدا کنید.

– قابلیت دسترسی به سایر برنامه ها

یکی از قابلیت های نرم افزار Slack این است که شما می توانید برنامه های پرکاربرد خود را در زیرمجموعه Apps در این نرم افزار اضافه کنید؛ برای مثال تقویم گوگل برای مدیریت زمان یا دراپ باکس برای انتقال فایل های حجیم از کاربردی ترین برنامه هایی هستند که می توانید به این نرم افزار اضافه کنید. علاوه بر این می توانید نوتیفیکیشن این برنامه ها را هم در فضای اسلک ببینید؛ در نتیجه حتی برای چک کردن آن ها، نیازی به خروج از آن نخواهید داشت.

– امکان سازماندهی و آرشیو کردن پیام ها

با استفاده از این قابلیت در نرم افزار اسلک می توانید به راحتی پیام های مختلف را طبقه بندی کرده و یا آن ها را آرشیو کنید. به این ترتیب می توانید با طبقه بندی اطلاعات امکان دسترسی به آن ها را ساده تر کنید.

تفاوت دیگر پیام رسان ها با نرم افزار اسلک Slack چیست؟

از زمانی که دورکاری به عنوان یک سبک پرکاربرد در میان شرکت های مختلف جا افتاده است؛ هر کس راه های زیادی را برای متمرکز کردن تیم خود مورد بررسی قرار داده و استفاده کرده است. در این مسیر ممکن است از روش هایی مانند تلگرام، واتس اپ یا ایمیل استفاده کنید.

یکی از قابلیت هایی که باعث شده این برنامه نسبت به سایر نرم افزارهای کار تیمی متمایز شود؛ امکان دریافت اطلاعات از سایر برنامه ها است. در تلگرام، واتساپ یا ایمیل تنها راه دسترسی به اطلاعات موجود در پلتفرم های دیگر، ارسال لینک مربوط به آن ها است. اما در اسلک می توانید با اضافه کردن برنامه به این فضا، به طور مستقیم به اطلاعات موجود در آن دسترسی پیدا کنید.

از سوی دیگر گروه هایی که در واتساپ یا تلگرام ایجاد می شوند؛ بعد از مدتی اسپم خواهند شد. زیرا کانال های متفرقه در این پیام رسان ها زیاد است و فضای رسمی و کاری ندارند؛ به همین دلیل افراد می توانند با ارسال پیام های غیر مرتبط گروه ها را اسپم کنند. از سوی دیگر رسمی نبودن این فضاها باعث می شود که خیلی زود از فضای کاری فاصله بگیرید و احتمال پرت شدن حواس افزایش پیدا کند.

علاوه بر این موارد در آن امکان ایجاد تداخل بین چت های گروه های مختلف وجود نخواهد داشت. زیرا شما در هر زمان تنها پیام هایی را دریافت خواهید کرد که به یک گروه مربوط هستند. همچنین باید بدانید که اسلک برای گروه هایی با تعداد اعضای بالاتر از 4 یا 5 نفر، بازدهی بهتری خواهد داشت؛ اما شاید برای گروه های کوچک تر استفاده از سایر پیام رسان ها راحت تر باشد.

نکته ای که باید در مورد نرم افزار اسلک Slack بدانید این است که قدری کار کردن با زبان فارسی در این نرم افزار با مشکل مواجه خواهد شد. زیرا فضای آن به طور کامل چپ چین است و ممکن است در زمان تایپ کردن متنی که در آن از اعداد یا کلمه های انگلیسی استفاده شده است؛ دچار مشکل شوید.

چگونه می توان در Slack ثبت نام کرد؟

برای استفاده از نرم افزار اسلک دو راه پیش روی شما وجود دارد : 1- نصب اپلیکیشن 2- نصب از طریق مرورگر به طور معمول افراد در ابتدای کار از نسخه مرورگر استفاده می کنند تا از قابلیت های این نرم افزار مطمئن شده و در نهایت آن را برای مدیریت، به تیم خود معرفی کنند.

نصب اپلیکیشن

برای این کار تنها کافی است که نرم افزار اسلک Slack را برای اندروید یا iOS دانلود کرده و بر روی گوشی خود نصب کنید؛ دقت کنید که حتما باید آخرین نسخه این نرم افزار را دانلود کنید تا همه امکانات در اختیار شما قرار بگیرند. همچنین نسخه دسکتاپ این اپلیکیشن هم برای شما وجود دارد.

حال باید حساب کاربری خود را ساخته و تیم را تشکیل دهید. کسی که تیم را تشکیل می دهد، مدیر آن شناخته شده و امکانات زیادی را در اختیار دارد. از همین رو بسیار مهم است که چه کسی تیم را تشکیل می دهد.

برای ثبت نام در اسلک نیاز به وارد کردن شماره موبایل نیست و می توانید از طریق ایمیل این کار را انجام دهید. پس از ایجاد حساب کاربری، دریافت ایمیل تایید و تشکیل تیم باید از هم تیمی های خود دعوت کنید تا وارد گروه شوند. این کار را می توانید از طریق Invitation Page انجام دهید؛ برای دعوت از افراد باید نام و ایمیل آن ها را وارد کنید. به این ترتیب لینک گروه به ایمیل آن ها ارسال شده و می توانند به گروه ملحق شوند.

نصب نسخه مرورگر

اگر نمی دانید روش نصب نسخه مرورگر اسلک Slack چیست؛ باید بگوییم که تنها کافی است وارد وب سایت Slack.com شوید. فردی که در وب سایت ثبت نام می کند؛ مدیر گروه خواهد بود. پس از طی کردن مراحل ثبت نام و دریافت ایمیل تایید، شما می توانید تیم خود را تشکیل داده و لینک آن را برای سایر اعضا ارسال کنید تا بتوانند به گروه ملحق شوند.

آیا نصب و استفاده از اسلک رایگان است؟

نرم افزار اسلک در دو نسخه رایگان و پولی به بازار عرضه شده است. اما برای مدیریت ساده گروه، نسخه رایگان آن هم می تواند نیازهای شما را به خوبی برطرف کند. بنابراین تنها در صورت نیاز باید امکانات پولی آن را فعال و استفاده کنید. البته احتمالا برای استفاده از این برنامه نیاز به استفاده از فیلترشکن خواهید داشت؛ زیرا این برنامه از سوی سازندگان برای ایرانیان مسدود شده است. اما برخی از سایت های ایرانی هستند که امکان دسترسی راحت به امکانات این نرم افزار را برای شما فراهم کرده اند تا بتوانید به راحتی گروه خود را مدیریت کنید.

جمع بندی

نرم افزار اسلک Slack یکی از بهترین سیستم های مدیریت گروه های دورکار است؛ با استفاده از قابلیت های این نرم افزار می توان به راحتی پیام ها را سازماندهی کرده و یک ارتباط موثر را در میان کارمندان و مدیران ایجاد کرد. به این ترتیب بازدهی کار افزایش یافته و افراد ترغیب به انجام وظایف خود خواهند شد؛ زیرا یک دفتر کار مجازی است که می تواند محیط کار را به خوبی برای افراد شبیه سازی کند.